CeDIV Datenschutzerklärung

Version vom 19. Dezember 2018

 

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, der Cross-border eDiscovery, Privacy und Investigations Verein (nachfolgend CeDIV, wir oder uns), wie wir Personendaten erheben und sonst bearbeiten. Das ist keine abschliessende Beschreibung; allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen spezifische Sachverhalte. Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.
 

Wenn Sie uns Personendaten anderer Påersonen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und diese Personendaten korrekt sind.
 

Diese Datenschutzerklärung ist auf die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ausgerichtet. Obwohl die DSGVO eine Regulierung der Europäischen Union (EU) ist, ist sie für uns von Bedeutung. Das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG) ist stark vom EU-Recht beeinflusst, und Unternehmen ausserhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) haben die DSGVO unter bestimmten Umständen einzuhalten. Daher haben wir diese Datenschutzerklärung nach deren Standard ausgerichtet.
 

• 1. Verantwortlicher 

• 2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

• 3. Zwecke der Datenbearbeitung und Rechtsgrundlagen

• 4. Cookies | Tracking und andere Technologien im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website 

• 5. Datenweitergabe und Datenübermittlung ins Ausland

• 6. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

• 7. Datensicherheit

• 8. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

• 9. Rechte der betroffenen Person

• 10. Änderungen

 

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist CeDIV, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist. Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen haben, können Sie uns diese an folgende Kontaktadresse mitteilen: Freigutstrasse 40 |
CH-8001 Zürich | Schweiz | info@sediv.ch .
 

2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Vereinsaktivität von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Websites und weiteren Anwendungen von deren Nutzern erheben.
 

Soweit dies erlaubt ist, entnehmen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Presse, Internet) gewisse Daten oder erhalten solche von unseren Mitgliedern und deren Delegierten und sonstigen Dritten (wie z.B. Geschäfts- und Vertragspartner). Nebst den Daten von Ihnen, die Sie uns direkt geben, umfassen die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben im Zusammenhang mit ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten, Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist, z.B. im Rahmen einer Presseschau, Marketing, Verkauf, etc.), Ihre Adressen und ggf. Interessen und weitere soziodemographische Daten (für Marketing), Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse des Smartphones oder Computers, Angaben zu Ihrem Gerät und Einstellungen, Cookies, Datum und Zeit des Besuchs, abgerufene Seiten und Inhalte, benutzte Funktionen, verweisende Website, Standortangaben).
 

3. Zwecke der Datenbearbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir verwenden die von uns erhobenen Personendaten in erster Linie, um unseren Vereinszweck mit unseren Mitgliedern und Geschäftspartnern umzusetzen, so insbesondere im Rahmen der Durchführung von Workshops mit den Delegierten und Dienstleistungen von unseren Lieferanten und Hilfspersonen (wie Referenten), die Versendung von Newslettern und anderen Inhalten, die Durchführung von Sitzungen und Telefonkonferenzen mit den Delegierten sowie zur Abwicklung der Vorstandsgeschäfte, sowie um unseren gesetzlichen Pflichten im In- und Ausland nachzukommen. Wenn Sie für ein solches Mitglied tätig sind, können Sie in dieser Funktion mit Ihren Personendaten ebenfalls davon betroffen sein.

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Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten von Ihnen und weiteren Personen, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch für folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben:
 

• Angebot und Weiterentwicklung unserer Angebote, Dienstleistungen und Websites, und weiteren Plattformen, auf welchen wir präsent sind; Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung derer Anfragen (z.B. Beitrittsgesuchen, Medienanfragen);

• Werbung und Marketing (einschliesslich Durchführung von Anlässen), soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben (wenn wir Ihnen als bestehender Kunde von uns Werbung zukommen lassen, können Sie dem jederzeit widersprechen, wir setzen Sie dann auf eine Sperrliste gegen weitere Werbesendungen);

• Markt- und Meinungsforschung, Medienbeobachtung;

• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren;

• Gewährleistungen unseres Betriebs, insbesondere der IT, unserer Websites und weiteren Plattformen.
   

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personaldaten für bestimmte Zwecke erteilt haben (zum Beispiel bei Ihrer Anmeldung zum Erhalt von Newslettern oder Durchführung einer Umfrage), bearbeiten wir Ihre Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, soweit wir keine andere Rechtsgrundlage haben und wir eine solche benötigen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat.
 

4. Cookies | Tracking und andere Technologien im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website

Wir setzen auf unseren Websites typischerweise "Cookies" und vergleichbare Techniken ein, mit denen Ihr Browser oder Ihr Gerät identifiziert werden kann. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die an Ihren Computer gesendet bzw. vom verwendeten Webbrowser automatisch auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert wird, wenn Sie unsere Website besuchen. Wenn Sie diese Website erneut aufrufen, können wir Sie so wiedererkennen, selbst wenn wir nicht wissen, wer Sie sind. Neben Cookies, die lediglich während einer Sitzung benutzt und nach Ihrem Website-Besuch gelöscht werden ("Session Cookies"), können Cookies auch benutzt werden, um Nutzereinstellungen und andere Informationen über eine bestimmte Zeit (z.B. zwei Jahre) zu speichern ("permanente Cookies"). Sie können Ihren Browser jedoch so einstellen, dass er Cookies zurückweist, nur für eine Sitzung speichert oder sonst vorzeitig löscht. Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass Sie Cookies akzeptieren. Wir nutzen permanente Cookies damit wir besser verstehen, wie Sie unsere Angebote und Inhalte nutzen. Wenn Sie Cookies sperren, kann es sein, dass gewisse Funktionalitäten (wie z.B. Sprachwahl) nicht mehr funktionieren.
 

Wir setzen auf unseren Websites mitunter Google Analytics oder vergleichbare Dienste ein. Dies ist eine Dienstleistung von Dritten, die sich in irgendeinem Land der Erde befinden können (im Falle von Google Analytics ist es Google LLC in den USA, www.google.com), mit welcher wir die Nutzung der Website (nicht personenbezogen) messen und auswerten können. Hierzu werden ebenfalls permanente Cookies benutzt, die der Dienstleister setzt. Der Dienstleister erhält von uns keine Personendaten (und bewahrt auch keine IP-Adressen auf), kann jedoch Ihre Nutzung der Website verfolgen, diese Angaben kombinieren mit Daten von anderen Websites, die Sie besucht haben und die ebenfalls von Dienstleister verfolgt werden, und diese Erkenntnisse für eigene Zwecke (z.B. Steuerung von Werbung) verwenden. Soweit Sie sich beim Dienstleister selbst registriert haben, kennt der Dienstleister Sie auch. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch den Dienstleister erfolgt dann in Verantwortung des Dienstleisters nach dessen Datenschutzbestimmungen. Uns teilt der Dienstleister lediglich mit, wie unsere jeweilige Website genutzt wird (keine Angaben über Sie persönlich).
 

5. Datenweitergabe und Datenübermittlung ins Ausland

Wir geben im Rahmen unserer Vereins-Aktivitäten und der Zwecke gemäss Ziff. 3, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch Dritten bekannt, sei es, weil sie diese für uns bearbeiten, sei es, weil sie sie für ihre eigenen Zwecke verwenden wollen. Dabei geht es insbesondere um folgende Stellen:
 

• Mitgliedern des Vereins und deren Delegierten sowie Gästen und weiteren Beteiligten der Veranstaltungen und Aktivitäten des Vereins;

• Dienstleister von uns (wie z.B. Banken, Versicherungen), einschliesslich Auftragsbearbeitern (wie z.B. IT-Provider);

• Händler, Lieferanten, Hilfspersonen (wie insbesondere beigezogene Referenten) und sonstigen Geschäftspartnern;

• Medien, Öffentlichkeit, einschliesslich Besuchern von Websites und sozialer Medien;

• Branchenorganisationen, Verbände, Organisationen und weitere Gremien;

• Allfällige Gegenparteien oder Interessenten im Rahmen gesellschaftsrechtlicher Transaktionen;

• anderen Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren;

alle gemeinsam Empfänger.
 

Diese Empfänger sind teilweise im Inland, können aber in beliebigen Ländern auf der Welt sein. Wenn wir Daten in ein Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz übermitteln, sorgen wir wie gesetzlich vorgesehen mittels Einsatz von entsprechenden Verträgen (namentlich auf Basis der sog. Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission) oder sog. Binding Corporate Rules für ein angemessenes Schutzniveau oder stützen uns auf die gesetzlichen Ausnahmentatbestände der Einwilligung, der Vertragsabwicklung (einschliesslich der Durchführung des Vereins), der Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen, überwiegender öffentlicher Interessen, der veröffentlichten Personendaten oder weil es zum Schutz der Unversehrtheit der betroffenen Personen nötig ist. Sie können jederzeit bei der unter Ziff. 1 genannten Kontaktperson eine Kopie der erwähnten vertraglichen Garantien beziehen. Wir behalten uns aber vor, Kopien aus datenschutzrechtliche Gründen oder Gründen der Geheimhaltung zu schwärzen oder nur auszugsweise zu liefern.
 

6. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Mitgliedszeitraums (vom Aufnahmegesuch, Abwicklung bis zur Beendigung einer Mitgliedschaft) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (d.h. insbesondere während der gesetzlichen Verjährungsfrist) und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert. Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs), gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger.

 

7. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wie etwa der Erlass von Weisungen, Schulungen, IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und -beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Pseudonymisierung, Kontrollen.
 

8. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

Im Rahmen unserer Vereinsaktivität müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Vereinsaktivität und der Erfüllung der damit verbundenen Aktivitäten erforderlich sind (eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, haben Sie in der Regel nicht). Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, ein Aufnahmegesuch von Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten) zu bewilligen. Auch die Website kann nicht genutzt werden, wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs (wie z.B. IP-Adresse) nicht offengelegt werden.
 

9. Rechte der betroffenen Person

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen (wie etwa im Falle der DSGVO) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität). Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls Kosten für Sie anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Über die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen, haben wir bereits in Ziff. 3 informiert. Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.
 

Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 1 angegebenen Adresse kontaktieren.
 

Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).
 

10. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.